Modèle de Lettre pour la Dématérialisation des Factures
Voici un modèle de lettre que vous pouvez utiliser pour demander la dématérialisation de vos factures auprès de vos fournisseurs ou de vos clients. La dématérialisation des factures est un processus qui permet de gérer les factures au format électronique plutôt qu’au format papier, ce qui facilite le traitement, réduit les coûts et améliore l'efficacité administrative.
[Nom de votre entreprise]
[Adresse de votre entreprise]
[Code postal et ville]
[Numéro de téléphone]
[Adresse e-mail]
[Nom du destinataire]
[Nom de l'entreprise du destinataire]
[Adresse de l'entreprise du destinataire]
[Code postal et ville]
[Ville], le [date]
Objet : Demande de dématérialisation des factures
Madame, Monsieur,
Dans un souci de simplification administrative et de réduction de notre impact environnemental, nous souhaitons vous informer de notre décision de passer à la dématérialisation de nos factures. Ce changement nous permettra de gagner en efficacité dans le traitement de nos documents comptables tout en réduisant les coûts associés à l’impression et à l’envoi postal.
À cet effet, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous envoyer dorénavant toutes les factures sous format électronique, de préférence au format PDF, à l’adresse e-mail suivante : [adresse e-mail dédiée à la réception des factures].
Nous vous remercions de bien vouloir confirmer la mise en place de ce nouveau mode de transmission et restons à votre disposition pour toute information complémentaire que vous jugeriez nécessaire.
Par ailleurs, nous vous prions de bien vouloir noter que toutes les factures électroniques devront comporter les mentions légales requises et être conformes aux réglementations en vigueur en matière de facturation électronique.
Nous vous remercions par avance de votre coopération et vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Signature]
[Nom et fonction de la personne signataire]
[Nom de l'entreprise]
Conseils pour Personnaliser votre Lettre
- Adresse e-mail dédiée : Assurez-vous d'indiquer une adresse e-mail spécifique pour la réception des factures afin d’organiser efficacement les documents.
- Mentions légales : Rappelez dans votre lettre que toutes les factures doivent être conformes aux exigences légales, ce qui assure la validité des documents pour les audits et les déclarations fiscales.
- Adaptation au destinataire : Personnalisez la lettre en fonction de votre relation avec le destinataire, en ajoutant des détails pertinents ou en modifiant le ton selon qu’il s’agisse d’un client ou d’un fournisseur.
Ce modèle est un bon point de départ pour officialiser votre demande de dématérialisation des factures et faciliter la transition vers une gestion plus moderne et efficace de vos documents.
